Conformité à la LAPHO — exigences, échéances et pénalités

La conformité à la LAPHO consiste à satisfaire aux exigences d'accessibilité qui s'appliquent à la taille et au secteur de votre organisme en vertu de la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO), et à pouvoir le prouver : la formation est faite, les registres sont tenus et le rapport de conformité est produit.

Pour les entreprises et les organismes sans but lucratif de l'Ontario comptant 20 employés ou plus, le prochain rapport de conformité en matière d'accessibilité est dû le 31 décembre 2026, et le suivant le 31 décembre 2029, produit par le portail de déclaration en ligne de la province 6. Les organisations désignées du secteur public suivent leur propre cycle. Ce guide précise qui doit faire quoi à chaque seuil de taille, comment le rapport est produit, quelles sont les pénalités en cas d'erreur, et où les organismes échouent le plus souvent.

Quelles exigences de la LAPHO s'appliquent à chaque taille d'organisme?

Les exigences de la LAPHO se cumulent à mesure qu'un organisme grandit 3. Chaque exigence applicable à une taille moindre s'applique encore à une taille supérieure. Les seuils du Règlement sur les normes d'accessibilité intégrées (RNAI) comptent les employés en Ontario 2 — à temps plein, à temps partiel, saisonniers et contractuels. Les bénévoles et les entrepreneurs indépendants ne comptent pas dans le seuil, mais ils doivent tout de même être formés.

Qui produit le rapport de conformité à la LAPHO, où et quand?

Le rapport de conformité à la LAPHO — le rapport de conformité en matière d'accessibilité, dans les termes de la province — est une courte déclaration en ligne confirmant que votre organisme a satisfait aux exigences de la LAPHO qui s'appliquent à lui. Il ne vous demande pas de téléverser vos politiques ni vos registres de formation. Il vous demande de confirmer qu'ils existent, ce qui signifie que le travail doit être fait avant de produire le rapport, et non parce que vous l'avez produit. 5

Qui produit le rapport, et à quelle fréquence?

Le règlement établit quatre cycles de rapport distincts, et ils ne sont pas interchangeables : 2

• Gouvernement de l'Ontario et Assemblée législative — chaque année. Ils forment leur propre catégorie dans le règlement, à part du secteur public désigné.
• Organisations désignées du secteur public — tous les deux ans. Cela couvre les municipalités, les conseils scolaires, les collèges et universités, les hôpitaux et les organismes de transport en commun, quelle que soit leur taille.
• Entreprises et organismes sans but lucratif de 50 employés ou plus — tous les trois ans, à l'égard de toutes les normes qui s'appliquent à eux.
• Entreprises et organismes sans but lucratif de 20 à 49 employés — tous les trois ans, mais seulement à l'égard des normes de service à la clientèle.

Les organismes de moins de 20 employés ne produisent aucun rapport, bien que toutes les autres obligations de la LAPHO qui s'appliquent à eux demeurent. 2

Quand le rapport est-il dû?

• Entreprises et organismes sans but lucratif : le 31 décembre 2026, puis le 31 décembre 2029 — tous les trois ans à compter du rapport qui était dû le 31 décembre 2014 2
• Organisations désignées du secteur public : la dernière échéance était le 31 décembre 2025, et la prochaine est le 31 décembre 2027 — tous les deux ans à compter du rapport qui était dû le 31 décembre 2013 2

Si vous avez manqué une échéance passée, produisez le rapport maintenant plutôt que d'attendre le prochain cycle. Un rapport non produit est ce sur quoi la province agit : ne pas le produire entraîne des mesures d'application qui comprennent des pénalités financières. 5

Comment produire le rapport?

1. Ouvrez une session dans le portail de déclaration de la conformité en matière d'accessibilité du gouvernement de l'Ontario, ou créez un compte si votre organisme n'en a pas 6
2. Choisissez votre type d'organisme et confirmez votre nombre d'employés, ce qui détermine les questions qui vous sont posées
3. Répondez aux questions de conformité, qui suivent les normes : formation, politiques, plans, service à la clientèle, information et communications, emploi, transport et conception des espaces publics, selon ce qui s'applique
4. Faites attester le rapport par une personne ayant l'autorité de le faire, habituellement un administrateur, un dirigeant ou un propriétaire
5. Soumettez-le et conservez la confirmation dans vos dossiers

Le coût en temps est dans le travail sous-jacent, pas dans la production du rapport.

Quelles sont les pénalités prévues par la LAPHO?

La LAPHO s'appuie sur deux mécanismes financiers distincts : les amendes pour infraction, sur déclaration de culpabilité, et les pénalités administratives. On les confond régulièrement, et la différence compte si vous essayez d'établir le risque financier réel auquel vous êtes exposé.

Quelles sont les amendes pour infraction, sur déclaration de culpabilité?

Les amendes pour infraction sont les chiffres qui font les manchettes, et elles ne s'appliquent que sur déclaration de culpabilité pour une infraction à la Loi. Les infractions sont définies de façon étroite : fournir des renseignements faux ou trompeurs dans un rapport sur l'accessibilité, ne pas se conformer à un ordre d'un directeur nommé en vertu de la Loi ou du Tribunal qui entend les appels prévus par celle-ci, et intimider ou pénaliser quelqu'un pour avoir coopéré à une inspection. 1

• Personnes morales — une amende maximale de 100 000 $ « pour chaque journée ou partie de journée pendant laquelle l'infraction se commet ou se poursuit »
• Particuliers et organisations non constituées en personne morale — jusqu'à 50 000 $ sur la même base quotidienne
• Administrateurs et dirigeants qui ne prennent pas toutes les précautions raisonnables pour empêcher une infraction de la personne morale — jusqu'à 50 000 $ sur la même base quotidienne

Le libellé quotidien fixe un plafond, pas une amende automatique : une infraction qui se poursuit trente jours reste une seule infraction, et le tribunal fixe le montant dans la limite du maximum quotidien pour chaque journée qu'elle a duré. 1

Quelles sont les pénalités administratives?

Séparément, le règlement établit un régime de pénalités administratives qui peut s'appliquer sans poursuite. Le montant est fixé selon la gravité de la contravention et selon les antécédents de contravention de l'organisme au cours des deux cycles de rapport courants, de sorte qu'un premier manquement mineur et un manquement majeur répété sont traités très différemment : le chiffre vient d'un barème publié, l'un pour les personnes morales et l'autre pour les particuliers et les organisations non constituées en personne morale. 2

Ce n'est que lorsque l'impact et les antécédents sont tous deux évalués comme majeurs qu'un directeur nommé en vertu de la Loi peut traiter cette pénalité comme quotidienne, jusqu'à un maximum de 100 000 $ par jour pour une personne morale et de 50 000 $ par jour pour un particulier ou une organisation non constituée en personne morale. 2

Dans la pratique, la province procède d'abord par inspection, ordres du directeur et échéances de conformité. Ne pas produire un rapport de conformité entraîne des mesures d'application qui comprennent des pénalités financières; le rapport est donc le point où la non-conformité devient visible et facile à sanctionner. 5

Comment la formation et les registres prouvent-ils la conformité à la LAPHO?

La formation, et les registres de formation écrits qui l'accompagnent, sont la preuve derrière la plupart de ce que le rapport de conformité vous demande de confirmer. Notre guide sur la LAPHO explique qui doit être formé en vertu de la LAPHO — qui doit être formé, quand, et ce que les registres doivent contenir.

Quelles sont les lacunes de conformité à la LAPHO les plus fréquentes?

Les exigences ne sont pas compliquées, mais une poignée de lacunes reviennent sans cesse. Utilisez la liste ci-dessous comme une courte liste de vérification de la conformité à la LAPHO :

• Des bénévoles et des entrepreneurs non formés. L'obligation vise quiconque fournit des biens, des services ou des installations en votre nom, pas seulement les gens sur la liste de paie. 2 Les bénévoles d'événements, le personnel d'agence et les fournisseurs de services en sous-traitance sont régulièrement oubliés. Le critère est de savoir s'ils agissent en votre nom; passez donc en revue vos ententes réelles au lieu de supposer qu'un titre de poste règle la question.
• Des politiques qui existent en pratique mais pas sur papier. À partir de 50 employés, les politiques doivent être documentées, rendues publiques et accompagnées d'une déclaration écrite d'engagement organisationnel. 2 Bien faire les choses de façon informelle ne satisfait pas à l'exigence.
• Des registres de formation sans dates ni effectifs. Un registre doit montrer quand la formation a été donnée et combien de personnes l'ont reçue. 2 Une liste de noms sans dates n'est pas un registre conforme.
• Des cycles de rapport manqués. Le rapport est périodique, et les organismes qui l'ont produit une fois supposent souvent en avoir fini. Inscrivez la prochaine échéance au calendrier dès que vous soumettez.
• Un plan pluriannuel jamais révisé. Le plan doit être réexaminé au moins tous les cinq ans, et la révision doit se refléter dans le document affiché. 2
• Aucun processus pour les formats accessibles. Les organismes doivent pouvoir fournir l'information dans des formats accessibles sur demande, sans facturer davantage pour la version accessible que ce qu'ils facturent à quiconque pour la même information. 2 Beaucoup n'ont aucun processus pour traiter la demande quand elle arrive.

Une note honnête au sujet des sites Web. Pour les organisations désignées du secteur public et pour les entreprises et les organismes sans but lucratif de 50 employés ou plus en Ontario, l'accessibilité Web en vertu de la norme pour l'information et les communications se mesure au niveau AA des WCAG 2.0 — le règlement nomme encore cette version, pas la 2.1 ni la 2.2 2. L'accessibilité Web est une discipline à part, avec ses propres outils d'essai et ses propres spécialistes. Ce guide couvre le volet obligations, rapports et échéances de la conformité à la LAPHO. Si votre site Web est la lacune, ce travail exige un audit d'accessibilité Web plutôt qu'une révision de politiques.

Foire aux questions

La LAPHO est-elle obligatoire en Ontario?

Oui. La Loi et son Règlement sur les normes d'accessibilité intégrées s'appliquent à toute entreprise et à tout organisme sans but lucratif comptant au moins un employé en Ontario, à toute organisation désignée du secteur public, ainsi qu'au gouvernement de l'Ontario et à l'Assemblée législative. 1,2 Ce que vous devez faire dépend de votre taille et de votre secteur, comme le tableau ci-dessus l'expose. Notre guide sur la LAPHO explique qui doit être formé en vertu de la LAPHO, et quand.

Que se passe-t-il si vous ne vous conformez pas à la LAPHO?

La non-conformité peut mener à des inspections, à des ordres du directeur et à des pénalités administratives, fixées selon la gravité de la contravention et les antécédents de contravention de l'organisme. 2 Séparément, une déclaration de culpabilité pour une infraction à la Loi entraîne des amendes maximales de 100 000 $ pour chaque journée ou partie de journée pour les personnes morales. Le maximum est de 50 000 $ sur la même base pour les particuliers, les organisations non constituées en personne morale, et les administrateurs et dirigeants qui ne prennent pas les précautions raisonnables pour empêcher une infraction de la personne morale. 1

Quelles sont les 5 normes de la LAPHO?

Les cinq normes sont le service à la clientèle, l'information et les communications, l'emploi, le transport et la conception des espaces publics, toutes contenues dans le Règlement sur les normes d'accessibilité intégrées, Règl. de l'Ont. 191/11. 2 Notre guide sur la LAPHO explique chacune des cinq normes de la LAPHO en détail.

Qui doit produire un rapport de conformité à la LAPHO?

Les entreprises et les organismes sans but lucratif de 20 employés ou plus en Ontario, et les organisations désignées du secteur public, quelle que soit leur taille. Les organismes de 20 à 49 employés font rapport seulement à l'égard des normes de service à la clientèle; ceux de 50 employés ou plus font rapport à l'égard de toutes les normes qui s'appliquent à eux. 2 La prochaine échéance pour les entreprises est le 31 décembre 2026, la suivante le 31 décembre 2029, et les rapports sont produits par le portail de déclaration en ligne du gouvernement de l'Ontario. 5,6